Zasady zarządzania projektem „Ochrona i konserwacja cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego” ustalone zostały w porozumieniu zawartym 28 listopada 2005 r. pomiędzy Książnicą Cieszyńską, Archiwum Państwowym w Katowicach, Muzeum Śląska Cieszyńskiego, Parafią Ewangelicko-Augsburską w Cieszynie oraz cieszyńskim Konwentem Zakonu Bonifratrów. Za koordynację wszystkich działań realizowanych w ramach projektu odpowiedzialny był dyrektor Książnicy Cieszyńskiej, instytucji wypełniającej rolę lidera konsorcjum wdrażającego projekt. Dyrektor Książnicy, kierując bezpośrednio wdrażaniem projektu w zarządzanej przez siebie instytucji, poprzez kierowników projektu – powołanych we wszystkich instytucjach partnerskich – koordynował równocześnie realizację projektu w tychże instytucjach, a ponadto nadzorował działania podejmowane przez menadżera, wynajętego do administracyjno-finansowej obsługi projektu. Nadzór nad prawidłową realizacją wydatków w ramach projektu sprawował główny księgowy Książnicy Cieszyńskiej.
Odbywające się w cieszyńskim Oddziale Archiwum Państwowego jedno z posiedzeń zespołu koordynacyjnego, złożonego z kierowników projektu w poszczególnych instytucjach partnerskich, przedstawicieli menadżera projektu oraz koordynatora projektu