Przed wdrożeniem projektu jedynie w Książnicy i Archiwum funkcjonowały instytucjonalne, organizacyjne i techniczne rozwiązania w sferze ochrony, konserwacji, opracowania i udostępniania zbiorów. Placówkom tym stworzono odpowiednią siedzibę, zapewniającą zbiorom optymalne warunki przechowywania (systemy alarmowe, instalacja gaśnicza, klimatyzacja w magazynach) oraz udostępniania. W Książnicy ponadto od początku jej istnienia realizowany był program ochrony i konserwacji zbiorów, zorientowany zarówno na profilaktykę i zabezpieczanie całości zasobu, jak i konserwację wybranych obiektów. Jedynie w Książnicy funkcjonowała też profesjonalna pracownia konserwatorska. Cieszyński Oddział Archiwum Państwowego korzystał w tej mierze z usług pracowni znajdującej się w katowickiej centrali Archiwum, niestety w bardzo niewielkim zakresie.
Zbiory znajdujące się w dyspozycji pozostałych placówek pozbawione były właściwej ochrony. Nie istniały nawet formalne regulacje, które określałyby ich status organizacyjny. Warunki przechowywania nie spełniały elementarnych norm klimatycznych, a pomieszczenia, w których były zmagazynowane, nie posiadały zabezpieczeń przeciwpożarowych i antywłamaniowych, pozbawione były też podstawowego wyposażenia. Całość zbiorów należących do tych placówek była silnie zabrudzona, w znacznej części osłabiona różnego typu uszkodzeniami fizyko-chemicznymi i zainfekowana przez mikroorganizmy, co skutkowało postępującą degradacją i – zważywszy na złe warunki przechowywania oraz obecność sporej liczby obiektów zdefektowanych – rychło doprowadzić mogło do całkowitej destrukcji. Znaczny stopień uszkodzenia był zresztą charakterystyczny dla wszystkich cieszyńskich zbiorów archiwalnych i bibliotecznych, co stanowiło konsekwencję ich wieloletniego magazynowania w nieodpowiednich warunkach, katastrof (zalanie w 1987 r. ok. 1000 książek należących obecnie do Książnicy), częstych przemieszczeń i szczególnej podatności niektórych kategorii zbiorów na uszkodzenia fizyko-chemiczne.
Także poziom ewidencji i opracowania zbiorów, warunkujący ich bezpieczeństwo oraz możliwości udostępniania, w większości placówek daleko odbiegał od wymagań określanych stosownymi przepisami. Istniejąca dokumentacja inwentarzowa i katalogowa była niepełna, nie odpowiadała współczesnym normom i pozostawała obciążona licznymi błędami i niekonsekwencjami. Systematyczne prace nad jej uzupełnieniem, unowocześnieniem i upowszechnieniem prowadzono tylko w Książnicy, w odniesieniu zaś do zbiorów rękopiśmiennych – w Archiwum Państwowym. W pozostałych placówkach prace inwentaryzacyjne i katalogowe realizowano tylko wybiórczo, w bardzo ograniczonej skali, albo nie podejmowano ich w ogóle. Tylko Książnica, Archiwum oraz – w niepełnym zakresie – Biblioteka Tschammera udostępniały zbiory wszystkim zainteresowanym, prowadząc własne czytelnie. Dostęp do zasobów pozostałych placówek realizowany był sporadycznie, na ogół w sposób nieformalny i każdorazowo wymagał indywidualnych uzgodnień.