Koncepcja projektu “Ochrona i konserwacja cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego” zrodziła się w Cieszynie w reakcji na wiadomość o planowanym uruchomieniu środków finansowych, które w ramach Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego przyznane zostały Polsce i innym nowym państwom członkowskim Unii Europejskiej w rezultacie podpisania 14 października 2003 r. umowy o rozszerzeniu Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Z inicjatywy zastępcy burmistrza miasta, mgr. Jana Matuszka już późną jesienią 2004 r. podjęto decyzję o przygotowaniu projektu, który, mieszcząc się obszarze priorytetowym Mechanizmu Finansowego EOG „Ochrona kulturowego dziedzictwa europejskiego”, miałby na celu z jednej strony kompleksowe zabezpieczenie cieszyńskich zbiorów bibliotecznych i archiwalnych przed zniszczeniem, a z drugiej – ich szerokie udostępnienie. Rozmowy pomiędzy przedstawicielami gminy a reprezentantami Książnicy Cieszyńskiej, cieszyńskiego Oddziału Archiwum Państwowego w Katowicach, Muzeum Śląska Cieszyńskiego, Parafii Ewangelicko-Augsburskiej w Cieszynie oraz Konwentu Zakonu Bonifratrów w Cieszynie doprowadziły na początku 2005 r. do zaaprobowania powyższej inicjatywy i ustalenia, że zadanie koordynowania działań zmierzających do opracowania szczegółowych założeń projektu oraz dokumentów niezbędnych w postępowaniu aplikacyjnym powierzone zostanie Książnicy Cieszyńskiej, w sprawach proceduralnych wspieranej przez Wydział Strategii i Rozwoju Miasta Urzędu Miejskiego w Cieszynie. Równocześnie zadanie opracowania „Studium wykonalności” oraz samego wniosku zlecono firmie konsultingowej „Hills” z Częstochowy. Przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej trwało do jesieni 2005 r. i zakończone zostało 28 listopada tegoż roku złożeniem stosownego wniosku. 10 listopada 2005 r. Książnica zgłosiła dodatkowo wniosek o wsparcie projektu do programu Promesa Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. W marcu następnego roku zapadły pierwsze rozstrzygnięcia, na mocy których spośród 111 projektów zgłoszonych do Mechanizmów Finansowych w ramach priorytetu „Ochrona kulturowego dziedzictwa europejskiego” w pierwszym naborze, do dofinansowania zdecydowano się zarekomendować jedenaście. Projekt „Ochrona i konserwacja cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego” umieszczony został na liście rezerwowej. 30 marca 2006 r. Minister Kultury poinformował, iż w wyniku dokonanego na jego wniosek zwiększenia środków przeznaczonych na dofinansowanie przedsięwzięć mieszczących się w powyższym priorytecie możliwe stało się poszerzenie listy projektów rekomendowanych do dofinansowania o trzy kolejne, w tym również projekt złożony przez Książnicę. Decyzja ta otwarła kolejną fazę ewaluacji cieszyńskiego projektu, w ramach której został on m.in. poddany audytowi firmy konsultingowej „Czech-Cross” z Pragi. Równolegle trwały prace nad oceną wniosku złożonego przez Książnicę do programu Promesa Ministra Kultury, w rezultacie których 21 czerwca 2006 r. podpisano umowę o dofinansowanie projektu ze środków Ministerstwa. Ostatecznie 10 listopada 2006 r. również Komitet Mechanizmów Finansowych w Brukseli podjął decyzję o skierowaniu cieszyńskiego projektu do dofinansowania. Stosowną