Opracowanie zbiorów

Jednym z czynników warunkujących możliwość zabezpieczenia zbiorów przed kradzieżą lub zagubieniem jest wyposażenie ich w pełną, odpowiadającą współczesnym normom ewidencję oraz systemy wyszukiwawcze, które, umożliwiając prowadzenie kontroli zawartości zbiorów, pozwalają zarazem na włączenie ich do obiegu naukowego i kulturalnego. Projekt „Ochrona i konserwacja cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego” również i w tej sferze pozwolił na osiągnięcie przełomu. Wdrożonym w jego ramach procesem katalogowania objęte zostały bowiem najcenniejsze partie zbiorów. Łącznie w ramach projektu opracowano około 37 500 woluminów, przede wszystkim starych druków i/lub kodeksów rękopiśmiennych oraz 60 metrów bieżących archiwaliów.
W przypadku Książnicy Cieszyńskiej procesem katalogowania objętych zostało 18 100 woluminów. Są to stare druki z księgozbioru Czytelni Ludowej i Biblioteki Dekanatu (znajdującej się w depozycie Książnicy) oraz cały księgozbiór Leopolda J. Szersznika, czyli stare druki (ok. 14 400 woluminów), druki z lat 1801 – 1950 (3 700 woluminów) oraz rękopisy (1 000 jednostek). Na ich opracowanie rozpisano przetarg, który ostatecznie – w styczniu 2008 r. – wygrała Fundacja “Zakłady Kórnickie”. Prace, rozpoczęte 18 lutego 2008 r., trwały do końca stycznia 2010 r. Część zbiorów opracowywana była w Cieszynie, gdzie katalogowano rękopisy, wszystkie druki sprzed 1601 r. oraz inne, szczególnie cenne lub rzadkie obiekty. Ponadto na miejscu opracowywano dzieła wielotomowe i wielkoformatowe. Pozostałe egzemplarze przewożono do Kórnika; zadanie to zrealizowała firma transportowa mająca koncesję na ochronę obiektów o charakterze zabytkowym.
Spośród zbiorów Archiwum Państwowego Oddziału w Cieszynie opracowane zostały najcenniejsze dokumenty z okresu kancelarii austriackiej (z zespołów: Komora Cieszyńska i Akta Miasta Cieszyna). Sporządzona została ewidencja poszczególnych elementów w jednostkach inwentarzowych, co pozwoli na szybsze i bezpieczniejsze udostępnienie akt; dotyczy to 5 000 pojedynczych luźnych dokumentów. Oprócz tego zinwentaryzowano 1 500 jednostek archiwaliów i skatalogowano 8 300 książek i czasopism, składających się na najstarszą część należącej do Archiwum biblioteki podręcznej. Prace prowadzone były przez cały okres realizacji projektu.

W Bibliotece i Archiwum im. Tschammera opracowano 4 000 woluminów starych druków oraz liczący kilkadziesiąt metrów bieżących zasób archiwum parafialnego. Katalogowanie starych druków realizowane było od początku maja 2008 r. przez pięciu usługodawców zewnętrznych. Dwojgu kolejnym powierzono opracowanie zasobu archiwalnego. Inwentaryzacją i katalogowaniem zbiorów Archiwum i Biblioteki OO. Bonifratrów (w sumie 180 kodeksów rękopiśmiennych oraz 2 900 woluminów dzieł drukowanych, w tym niespełna 200 starych druków) oraz Muzeum Śląska Cieszyńskiego (blisko 3 000 woluminów, w tym 360 starych druków) zajęli się pracownicy tychże instytucji.

Pochodzący z lat sześćdziesiątych XX w. kartkowy katalog biblioteki Leopolda Jana Szersznika oraz przykładowa strona XIX-wiecznego repertorium biblioteki Leopolda J. Szersznika
Zdecydowana większość cieszyńskich zbiorów bibliotecznych i znaczna część archiwaliów wyposażona była w bardzo ułomną, archaiczną dokumentację katalogową i inwentarzową, a co gorsza – niektóre kolekcje pozostawały poza jakąkolwiek ewidencją. Istniejące narzędzia wyszukiwawcze i ewidencyjne nie tylko nie odpowiadały współczesnym przepisom, ale, pozostając obciążone wieloma błędami, lukami i niekonsekwencjami, nie pozwalały na utrzymanie pełnej kontroli nad zawartością zbiorów, a zatem także nad ich bezpieczeństwem, poważnie ograniczając zarazem możliwość prowadzenia kwerend i wykorzystywania cieszyńskich kolekcji w badaniach naukowych i działalności kulturalnej.

Przebiegająca w Książnicy Cieszyńskiej kontrola poprawności opisów katalogowych sporządzonych przez bibliotekarzy Fundacji „Zakłady Kórnickie” Proces katalogowania zbiorów przebiegał zgodnie za standardami wypracowanymi w Książnicy Cieszyńskiej, w której od połowy lat dziewięćdziesiątych realizowany jest długofalowy, kompleksowy program opracowania zbiorów. Jego zasady, ustalone na podstawie analizy obowiązujących przepisów prawnych, norm i rozwiązań funkcjonujących w bibliotekach naukowych, w 1998 r. doczekały się kodyfikacji w dokumencie “Struktura oraz zasady ewidencji i opracowania zbiorów bibliotecznych Książnicy Cieszyńskiej”. W regulacji tej ujęte zostały m.in. procedury i normy określające zasady opracowania oraz inwentaryzacji zbiorów przy użyciu wdrożonego w Książnicy już w 1994 r. programu MAK. Dzięki jego adaptacji do specyfiki zasobów biblioteki, możliwe stało się zautomatyzowanie procesu opracowania wszystkich kategorii zbiorów, w tym również starych druków i rękopisów.

Katalogowaniem bibliotek Muzeum Śląska Cieszyńskiego oraz cieszyńskiego Oddziału Archiwum Państwowego zajmowali się pracownicy tych instytucji. Od 2007 r. zasady, obowiązujące w Książnicy Cieszyńskiej, zostały pod jej kontrolą wdrożone przez wszystkich partnerów projektu, normując proces katalogowania także ich zasobów. We wszystkich placówkach objętych projektem wprowadzony został również program MAK w formacie stosowanym przez Książnicę. Otwarło to nie tylko możliwość wymiany opisów katalogowych pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu, ale umożliwia im zintegrowanie baz danych i wspólne udostępnianie ich za pośrednictwem Internetu.

Największych trudności nastręcza opracowanie dzieł uszkodzonych, pozbawionych kart tytułowych, lub innych elementów identyfikacyjnych. Na zdjęciu widoczne jest tego rodzaju wydawnictwo wraz z jego sporządzonym przez bibliotekarzy Fundacji „Zakłady Kórnickie” opisem katalogowym, który dostępny jest w bazie on-line Książnicy Cieszyńskiej.

W katalogowych bazach on-line Książnicy Cieszyńskiej znaleźć można nie tylko opisy druków, ale także manuskryptów. Zdjęcia przedstawiają anagram poprzedzający alchemiczną rozprawę Rajmunda Lulliusa ok. 1235–ok. 1315, franciszkańskiego filozofa i teologa oraz sporządzony w ramach projektu opis tegoż dzieła.