Projekt “Ochrona i konserwacja cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego” w części dotyczącej Archiwum Państwowego w Katowicach Oddziału w Cieszynie przewidywał wywiezienie całego zasobu archiwalnego i bibliotecznego do Archiwum w Katowicach.
W tym celu przygotowano w Archiwum Państwowym w Katowicach oddzielny magazyn, wyposażony w nowe regały, do którego w lipcu 2007 r. zaczęto przewozić akta oraz księgozbiór, liczące 600 metrów bieżących (półek) akt i 8 000 książek. Transport trwał dwa miesiące. Jednorazowo przewożono nie więcej niż 100 mb akt, ponieważ trzeba było zadbać o to, aby akta nie zostały w transporcie uszkodzone i żeby podczas transportu nie uległ zburzeniu układ ewidencyjny akt. Po przewiezieniu akt do Katowic został sprawdzony ich stan ewidencyjny. W tym czasie w pustym magazynie w Cieszynie wymalowano ściany, zdezynfekowano regały, tak aby zdezynfekowane i oczyszczone z kurzu akta trafiły do czystego magazynu. W październiku 2007 r. zaczęły się transporty akt z powrotem do Cieszyna i trwać będą do połowy września 2008 r.
Do przewożenia akt Archiwum wynajmuje firmę transportową, jednak załadunkiem i rozładunkiem materiałów zajmują się pracownicy Archiwum mający doświadczenie w tego rodzaju pracach – np. akta są już w czasie rozładunku układane sygnaturami na regałach w magazynie.
Z perspektywy blisko półtorarocznego okresu przemieszczania zasobu można powiedzieć, że:
- Najważniejsze podczas wszelkiego rodzaju transportów akt jest ich bezpieczeństwo. Akta muszą być przewożone w opakowaniach odpowiednio opisanych (pudła tekturowe, pojemniki plastikowe, worki foliowe). Opisy na opakowaniach umożliwiają właściwe ułożenie akt na regale po przewiezieniu i sprawdzenie, czy nic nie zginęło, a same opakowania zabezpieczają przed ewentualnym zniszczeniem.
- Nie należy liczyć na to, że przeprowadzkę da się przyspieszyć. Pracownicy Archiwum doświadczyli kilku uszkodzeń windy z powodu przeładowania aktami, co wydłużało dodatkowo czas rozładunku, a także uszkodzenia przeładowanego samochodu transportowego na drodze. Samochód trzeba było holować do najbliższej stacji benzynowej i tam przeładować akta do sprawnego pojazdu.
- W samochodzie transportującym akta musi – oprócz pracownika firmy usługowej – jechać także pracownik Archiwum pilotujący akta, posiadający pismo informujące skąd, gdzie i jakie akta są przewożone.
- Ponadto należy śledzić prognozy pogody i w miarę możliwości w oparciu o nie planować termin transportu, ponieważ pomimo wielu zabezpieczeń (zamykane samochody, tzw. “lodówki”, opakowania akt, zadaszenia nad wejściem do budynku) lepiej jest, jeśli w dzień transportu akt nie pada deszcz. Pracownikom Archiwum udaje tego uniknąć, a realizacja przemieszczeń akt dobiega już końca.
